Dans un contexte de transformation numérique et de dématérialisation croissante, la gestion électronique des documents (GED) s’impose comme une solution incontournable pour les entreprises. Elle permet de centraliser, sécuriser et optimiser la gestion documentaire, offrant ainsi de nombreux avantages.
Plan de l'article
- Répondre aux problématiques fonctionnelles de la gestion documentaire
- Centraliser et sécuriser les documents
- Gérer efficacement les versions des documents
- Faciliter le partage et la diffusion des documents
- Mettre en place un système d’archivage efficace et pérenne
- S’adapter aux enjeux de dématérialisation et de transformation numérique
- Un contexte favorable à l’adoption de la GED
Répondre aux problématiques fonctionnelles de la gestion documentaire
Les entreprises sont confrontées à des défis complexes liés à la gestion de leurs documents. Trop souvent, les employés perdent un temps précieux à chercher des fichiers éparpillés, ce qui nuit à la productivité et à l’efficacité. Une solution efficace de gestion documentaire permet d’organiser et de sécuriser les documents. Elle facilite leur accès et leur partage au sein de l’entreprise. Cela se traduit par des gains de temps et d’argent, ainsi qu’une meilleure collaboration entre les équipes. Néanmoins, il faut savoir quels sont les avantages de la ged afin de choisir le logiciel adapté
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La mise en place d’un système de GED permet de résoudre ces problématiques en centralisant tous les documents sur une plateforme unique. Les collaborateurs n’ont plus à naviguer entre différents outils pour retrouver l’information. La majorité des entreprises équipées d’un logiciel de GED constatent une augmentation de l’efficacité opérationnelle de leurs équipes.
Centraliser et sécuriser les documents
Les sources de documents sont multiples : courriers, emails, fichiers provenant d’ERP, de CRM, de solutions de stockage en ligne, etc. Cette multiplicité des canaux rend complexe l’indexation et la recherche des documents. La GED centralise tous ces éléments sur une plateforme unique. Elle optimise leur gestion et leur utilisation.
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En regroupant l’ensemble des informations de l’entreprise au même endroit, la GED offre un meilleur contrôle des accès et de la sécurité des données. Elle constitue également une source d’économies, en permettant de réduire le nombre d’outils à maintenir.
Gérer efficacement les versions des documents
Dans un environnement collaboratif, il est fréquent que plusieurs utilisateurs travaillent sur un même document. Sans système de GED, les modifications apportées peuvent parfois supprimer les versions antérieures, empêchant tout retour en arrière.
Avec la GED, les collaborateurs peuvent consulter les différentes versions d’un document et revenir à une version antérieure si nécessaire. Ce système évite les erreurs potentiellement coûteuses liées à l’envoi d’une mauvaise version à un client, par exemple.
Faciliter le partage et la diffusion des documents
Le travail à distance et la dispersion géographique des équipes rendent la diffusion des documents plus complexe. Il n’est pas rare que certaines données ne soient pas partagées avec les utilisateurs concernés, entraînant des retards, des malentendus ou des erreurs.
La GED permet de fluidifier ces échanges en donnant à chacun un accès instantané aux documents, depuis n’importe quel endroit. En plus de faciliter la collaboration, cela évite les problèmes liés à la transmission de fichiers.
Mettre en place un système d’archivage efficace et pérenne
La digitalisation a profondément modifié les pratiques d’archivage, passant d’un modèle papier à un modèle tout numérique. La GED offre un système d’archivage conforme aux contraintes légales et opérationnelles, sans besoin d’espace de stockage physique.
Ce modèle d’archivage électronique permet de suivre le cycle de vie des documents, tout en garantissant leur conservation sur le long terme. En optant pour un acteur reconnu du marché, les entreprises s’assurent d’une gestion pérenne de leurs archives numériques.
S’adapter aux enjeux de dématérialisation et de transformation numérique
La dématérialisation des documents est une tendance lourde, portée par plusieurs facteurs clés :
- La croissance exponentielle du nombre de documents à gérer.
- Les exigences de sécurité des données face aux risques de cyberattaques.
- Les besoins de collaboration et d’accès à l’information dans un contexte de disparité organisationnelle.
- Les enjeux de développement durable liés à la réduction de l’impact environnemental.
- Le développement du multicanal, avec une diversité croissante des sources et formats de documents.
Dans ce contexte, la GED s’impose comme une solution incontournable pour répondre à ces défis. Elle permet aux entreprises de s’adapter à l’ère du numérique et de digitaliser efficacement leurs processus documentaires.
Un contexte favorable à l’adoption de la GED
Plusieurs éléments concourent à la généralisation de la GED au sein des entreprises :
- L’évolution constante des logiciels, avec de nouvelles fonctionnalités toujours plus performantes (lecture automatique, workflows, accessibilité multicanal, etc.).
- L’interopérabilité de la GED avec les autres systèmes d’information de l’entreprise (ERP, CRM, etc.).
- La baisse des coûts, la GED permettant de supprimer de nombreux postes de dépense liés à la gestion papier.
- Un environnement législatif favorable, avec notamment l’obligation d’émettre des factures électroniques à partir de 2024.
- L’amélioration de l’expérience de travail des collaborateurs, qui bénéficient d’un accès facilité aux documents, y compris en télétravail.
Face à ces multiples avantages, la GED est destinée aux entreprises soucieuses d’optimiser leur gestion documentaire. Elle leur permet d’accroître la productivité de leurs équipes et de s’adapter aux enjeux de la transformation numérique.
