La facture est un outil d’une importance capitale dans le suivi d’une comptabilité professionnelle moderne. Pour être irréprochable, celle-ci doit être accompagnée de quelques éléments obligatoires qui permettent son suivi par les services fiscaux et assure sa validité.
La facture à quoi ça sert ?
Non seulement le document de facturation est une pièce clé de toute comptabilité actuelle d’entreprise, mais elle se doit d’apparaître au cours de chaque échange de biens, services ou marchandises afin de valider l’acte commercial.
Un outil qui valide l’échange commercial
Afin de concrétiser l’échange commercial, le document de facturation cumule trois caractéristiques clés et doit être produit en deux unités.
– Un exemplaire « client » pour valider l’achat
– Un exemplaire « fournisseur » qui confirmera la vente.
Ce détail est très important, car en cas de litiges, la jurisprudence associée s’appuiera sur la facture et ses annotations.
Les 3 fonctions clés d’une facture
– juridique : la facture constitue la confirmation juridique de la réalité de la proposition validée ou de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur
– commerciale : elle énonce les conditions de négociation de la vente entre le distributeur et son client, par exemple le montant à payer
– comptable : elle sert de justificatif comptable. Elle s’avère donc primordiale à l’établissement des bilans annuels et du suivi comptable.
La facture fait aussi office de support à l’exercice des droits sur la tva (ou tva intracommunautaire) et au contrôle de l’impôt. Une facture vous permettra de récupérer la TVA due que votre entreprise aura collectée pour l’Etat. Sans cela, vous ne récupérez pas la TVA collectée et ne serez pas en mesure de réaliser une opération d’autoliquidation de tva
Quand délivrer une facture ?
La délivrance d’une facture s’avère très importante dans les cas suivants :
– Pendant une vente de biens marchandises ou services entre professionnels. (obligatoire)
– Pour les ventes de marchandises entre un professionnel et un particulier, si dernier en fait la demande, ou en cas d’achat à distance (ex amazon ou tout autre site e-commerce).
– Pour les propositions de services, entre un professionnel et un particulier, lorsque le tarif dépasse 25 €
Les mentions obligatoires sur la facture
Une facture doit compter impérativement les mentions ci-après :
– la date pour laquelle elle a été fabriquée ; son numéro d’ordre ( chaque facture détient un numéro unique, basé sur une séquence continue, exemple : 2015-XX )
– l’échéance de la vente ou de la proposition de services ; l’appellation et l’adresse du siège social du vendeur ou du prestataire de services, avec : pour un chef d’entreprise (type AE) : son nom et son prénom (+ nom commercial )
– pour une entreprise : sa dénomination sociale suivie de son numéro siret et de son code NAF, avec la mention de la nature juridique ( SARL à titre d’exemple ) et du montant du nécessaire social
– pour un commerçant : son numéro d’identifiant au registre du entreprise suivi du nom de la ville de son greffe d’identifiant
– pour un artisan : son numéro siret suivi de son numéro d’identifiant au répertoire des métiers puis du numéro du département d’identifiant
– l’appellation et l’adresse de le client
– l’adresse de livraison ; le numéro personnel d’immatriculation à la taxe sur la valeur ajoutée ( sauf si prix HT est inférieur à 150 euros )
– le descriptif exact du produit ou de la proposition de services
– le décompte détaillé des quantités et des tarifs
– le tarif unitaire hors taxes du produit ou le ratio horaire hors taxes de la proposition fournie ; les éventuelles majorations ( frais de transport, frais d’emballage. )
– le ratio de tva et le prix total de la taxe sur la valeur ajoutée correspondante
– les ristournes, rabais et autres ; la somme totale hors-taxes et la somme totale ttc
– la date d’échéance du paiement et les éventuelles conditions d’escompte applicables en cas de paiement anticipé.
Dans certains cas, le vendeur ou le prestataire peut être adhérent d’un centre de gestion agréée. La facture doit alors indiquer : « membre d’1 union agréée, le règlement par chèque est accepté. ».
Quand le vendeur ou le prestataire jouit de la franchise en base de tva, la facture doit indiquer : « tva non applicable, article 293 B du code général des impôts ». C’est souvent le cas pour la franchise de TVA autoentrepreneur
Les sanctions en cas de non-respect des mentions obligatoires
Le non-respect des mentions obligatoires sur les factures peut entraîner des sanctions pour le vendeur ou le prestataire de services. Effectivement, l’administration fiscale peut infliger une amende allant jusqu’à 75 000 euros en cas d’omission ou d’inexactitude dans la facturation.
Si la mention relative à la TVA est absente ou inexacte, le client ne sera pas en mesure de récupérer cette taxe et devra donc supporter un coût supplémentaire important. Dans ce cas, il pourrait engager une action en justice contre le vendeur ou le prestataire afin d’obtenir réparation.
Les entreprises sont tenues de conserver leurs factures pendant plusieurs années afin de pouvoir justifier leur comptabilité auprès des autorités fiscales. Le défaut de conservation peut aussi entraîner une sanction financière pouvant aller jusqu’à 5 % du chiffre d’affaires HT réalisé au cours de l’exercice considéré.
Il est donc crucial pour les entreprises d’être rigoureuses dans leur gestion administrative et notamment dans la réalisation et la conservation de leurs factures. Elles peuvent pour cela s’appuyer sur des logiciels dédiés qui permettent notamment de générer automatiquement toutes les mentions obligatoires requises par la loi.
Respecter les mentions obligatoires sur les factures est essentiel tant sur un plan fiscal que juridique. Les sanctions encourues peuvent être lourdes et impacter significativement l’activité économique des entreprises concernées.
Les particularités des factures pour les entreprises étrangères
Les entreprises étrangères qui réalisent des transactions avec des clients français doivent aussi respecter les mentions obligatoires sur leurs factures. Toutefois, certaines particularités sont à prendre en compte.
La facture doit être rédigée en français. Si ce n’est pas le cas, une traduction certifiée conforme devra accompagner la facture originale.
Si l’entreprise est assujettie à la TVA dans son pays d’origine mais pas en France, elle doit tout de même mentionner cette taxe sur sa facture. La mention ‘TVA non applicable • article 293 B du CGI’ devra alors figurer sur la facture pour informer le client que le vendeur ne peut récupérer aucune taxe et qu’elle n’a donc pas été incluse dans le prix total.
Pensez à bien rappeler que les entreprises étrangères peuvent bénéficier de certains avantages fiscaux tels que l’exonération ou le taux réduit de TVA sous certaines conditions. Dans ce cas-là, elles doivent clairement indiquer ces exonérations ou taux réduits sur leur facture afin d’éviter toute confusion avec un éventuel manquement aux obligations fiscales françaises.
Les entreprises étrangères doivent être particulièrement vigilantes quant au respect des mentions obligatoires lorsqu’elles réalisent des transactions avec des clients français. Effectivement, ces derniers seront très attentifs aux détails et pourront exiger une correction immédiate en cas d’inexactitude ou d’omission dans la facturation. Les logiciels de facturation peuvent aussi aider les entreprises étrangères à respecter les mentions obligatoires sur leurs factures en France.
